Waarschijnlijk heb je wel eens gehoord dat je in time management onderscheid moet maken tussen “belangrijk” en “urgent”. Voor de zekerheid nog even in een notendop:
Urgent vraagt direct om jouw aandacht of een reactie. Bijvoorbeeld je telefoon of voordeurbel die rinkelt.
Belangrijk is ‘van grote betekenis’. Bijvoorbeeld de uitslag van een doktersafspraak.
Ik snapte dit onderscheid al op intellectueel niveau. Toch was het mijn vriend Sebastiaan die me het verschil ook liet voelen. Gewoon, door zichzelf te zijn. Dit voorbeeld haal ik vaak aan in coaching en vandaag deel ik het ook met jou.
Het was een jaar of 3 geleden en we waren thuis aan het werk. Omdat we vroeg aan onze werkdag begonnen, waren we al om 15:00 klaar. We ploften moe maar voldaan op de bank. Even later werd hij gebeld. Hij pauzeerde de televisie en nam op.
“Hallo, met Sebastiaan” … “Ja, en bedoel je dan [werkomschrijving]?” … “Top, dan ga ik daar morgen mee aan de slag en dan heb je het uiterlijk overmorgen binnen.” … “Ja, helemaal goed. Fijne dag nog!”
Toen hing hij op, legde zijn telefoon weg en zette de televisie weer op play.
Mijn mond viel open van verbazing.
Er gingen allerlei gedachten (en oordelen 🙃) door me heen.
Het is nog binnen kantoortijden, dan moet je werken.
Volgens mij is dit werkweigering.
Sowieso krijg je nu geen promotie.
Je loopt de kantjes eraf.
Als jouw werkgever dit zou weten, zouden ze je ontslaan.
Zoals je uit mijn gedachten kunt opmaken, vond ik het heel belangrijk dat hij meteen aan het werk zou gaan - vooral uit angst dat zijn werkgever de verwachting had dat de taak urgent was en Sebastiaan zijn baan zou verliezen als hij er niet METEEN mee aan de slag zou gaan.
Maar niet veel later viel het kwartje:
Sebastiaan had het onderscheid tussen belangrijk en urgent heel goed in de gaten. De taak die hij toebedeeld kreeg door zijn collega was wél belangrijk, daarom plande hij het in. Maar het was niet urgent, daarom deed hij het niet meteen.
Dit onderscheid écht goed begrijpen en doorvoelen scheelt heel veel stress en geeft flexibiliteit in jouw planning.
En aan de andere kant: als je belangrijk en urgent door elkaar haalt, ben je sneller geneigd om de verwachting op anderen te projecteren dat ze iets meteen willen.
Maar de ervaring leert dat mensen de taak bijna nooit meteen gedaan willen hebben. Ze willen alleen het vertrouwen voelen dat de taak bij jou in goede handen is. Concreet adviseer ik mijn coachees om het volgende te doen als ze een taak toegewezen krijgen:
Beschrijf de taak in jouw eigen woorden Door de taak in jouw eigen woorden te beschrijven, laat je de ander weten hoe jij de taak interpreteert. Klopt het niet, dan laten ze dat weten (“nee, ik bedoel eigenlijk…”).
Communiceer jouw deadline Ik adviseer om een deadline te communiceren die voor jou comfortabel is. Als de ander het sneller wil hebben, dan laten ze dat meestal weten (“oh, ik heb het eigenlijk liever sneller, omdat...”)
Indien het telefonisch is: vraag om een bevestiging per mail Een grote tijd- en energieslurper is miscommunicatie. Stuur zelf een bevestiging per mail of vraag de ander om dat te doen. Zo heb je jouw afspraken zwart op wit. Fijn voor zowel jezelf als voor de ander.
Optioneel: stel een bevestigende vraag in emails Als je een bevestiging wilt, stel dan een vraag! Niet “Ik hoor het graag of het zo goed is.” Wel “Wil je laten weten of deze deadline voor jou ook uitkomt?”
Mijn hoop is dat Sebastiaans full chill voorbeeld en mijn stappenplan uit deze mail je gaan helpen om jouw planning meer op jouw voorwaarden in te vullen.
Uiteraard begeleiden ik en mijn team je graag om dit (en nog veel meer) in de praktijk te brengen. Stap in de Master Jar Plancursus en leer jouw ideale planning creeëren.
Deze blog werd eerder verstuurd als nieuwsbrief. Wil je deze berichten als nieuwsbrief krijgen? Schrijf je dan via deze link in voor de Master Jar Mail.
Comments